TPE-PME : Comment choisir votre logiciel de comptabilité ?

Saisir les factures, analyser les charges, suivre la trésorerie, calculer les marges, simuler les emprunts ou encore gérer les immobilisations, le tout en maîtrisant ou non les notions comptables et en ayant plus ou moins de temps à consacrer à sa compta : les envies et les besoins vis-à-vis de sa compta sont propres à chaque patron de TPE. Pour vous aider à bien choisir votre logiciel de comptabilité, nous vous aidons à faire le point avec les 9 questions à vous poser avant d’acheter ! 

SOMMAIRE

• Comment est organisée votre société ?
• Quels sont vos besoins spécifiques ?
• Quelles fonctionnalités allez-vous utiliser aujourd'hui ? Demain ?
• Sauvegarder vos données
• Bien démarrer : de l'équipement à l'accompagnement
• Etre aidé au quotidien : assistance utilisateurs
• Respecter la règlementation
• Bien comparer les tarifs
• Et demain ?
  
  

Comment êtes-vous organisé ?

La première question à vous poser concerne votre organisation : qui va tenir la comptabilité ? Vous-même, votre secrétaire, un responsable comptable ? Souhaitez-vous simplement enregistrer les factures d’achat et de vente ? Ou aller plus loin : gérer la TVA, consulter la balance comptable, éditer la liasse fiscale ? Travaillez-vous avec un prestataire comptable ? Si oui, quelle répartition des rôles souhaitez-vous entre vous et lui ? 

Une fois cette répartition des rôles définie, il est important d’envisager avec lui la manière dont vous allez collaborer et échanger vos données, que le cabinet soit équipé du même logiciel que vous ou non. 

Pour ne rien rater sur les échéances fiscales de cette année : 

Quels sont vos besoins spécifiques ?

• À votre activité : Artisan, commerçant, entreprise de service ou encore exploitant agricole... Le paramétrage du logiciel et ses fonctionnalités doivent non seulement respecter la réglementation mais aussi s’adapter aux particularités de votre métier.  
• A vos outils de gestion : Voulez-vous connecter votre logiciel de comptabilité à votre gestion commerciale, votre logiciel de paie ?  
• A votre façon de réaliser les tâches : Souhaitez-vous accéder à vos données en dehors du bureau, depuis votre tablette, smartphone ? 

Quelles fonctionnalités allez-vous utiliser aujourd'hui ? Demain ?

• Saisie et tenue de comptabilité  
• Intégration et reconnaissance automatiques des relevés bancaires 
• Import/export de données provenant d’autres logiciels (paie, stock, facturation) 
• Prévisionnel de trésorerie, de budget 
• Gestion de la TVA 
• Gestion automatique des règlements fournisseurs 
• Suivi des immobilisations 
• Gestion des stocks 
• Révision des comptes 
• Clôture d’exercice 
• Edition de la liasse fiscale 
• Consultation et éditions d’indicateurs de gestion : tableaux de bord, analyse des marges, ratios financiers, compte de résultats, bilan, dettes fournisseurs, dus clients… 

Sauvegarde des données

Il est primordial de savoir où et comment seront sauvegardées vos données. Panne, virus, mauvaise manipulation… n’attendez pas qu’un problème survienne pour sauvegarder régulièrement et à plusieurs endroits vos données : en local, en ligne, sur le serveur de votre prestataire informatique. Le partage des données avec votre expert-comptable offre une sécurité complémentaire.

Bien démarrer : de l'équipement à l'accompagnement

Ordinateur, serveur, connexion internet, installation en local, en mono ou multiposte…
Avez-vous les compétences informatiques nécessaires au sein de votre entreprise pour choisir, configurer, protéger votre matériel ?  Souhaitez-vous que plusieurs utilisateurs se connectent en même temps ? Saurez-vous gérer leurs accès ? Si ce n’est pas le cas, votre fournisseur pourra vous guider depuis le choix de l’équipement matériel, jusqu'à son installation et sa maintenance. 

Si vous démarrez une activité, vous n’avez pas de données à récupérer. Par contre, si vous changez de fournisseur de logiciel, vous allez devoir récupérer vos données comptables. Devrez-vous traiter seul cette opération ou votre prestataire informatique pourra-t-il la prendre en charge ? 

Côté accompagnement, au-delà de la prise en main immédiate, une session de perfectionnement est très utile après quelques semaines d’utilisation pour bien exploiter toutes les ressources de votre outil, poser des questions… La durée de l'accompagnement doit être adaptée au profil de l’utilisateur, elle peut se tenir soit à distance, dans votre entreprise, en inter-entreprises. Vérifiez la fréquence des accompagnements pour être sûr d’être rapidement opérationnel. 

Utiliser au quotidien : l'assistance utilisateur

Vérifiez ces points pour être sûr d'être bien accompagné au quotidien.

• Modes d’échanges possibles avec le service assistance : téléphone, mail, chat ? quel délai de réponse ?
• Jours et horaires auxquels je peux joindre l'assistance ? Très pratique d’être aidé un samedi si c’est le jour où vous traitez votre compta.
• Existe-t-il une aide en ligne accessible 24h/24 :  FAQ, vidéos, guide de dépannage ?
• En cas de panne, quel est le délai d’intervention ? Possibilité de prêt de matériel durant le temps de réparation ?

Découvrez pourquoi la comptabilité est : le partenaire de votre réactivité, le moyen de se prémunir face à des risques majeurs une mine d’informations pour bien décider et anticiper un outil numérique, adapté et intuitif, qui sécurise

Respecter la réglementation

Les règlementations fiscales évoluent souvent et nécessitent des mises à jour régulières de votre logiciel. Aussi, il est important de vérifier que vous bénéficierez systématique des mises à jour règlementaires. 

Quelques exemples  : les taux de TVA, le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) , obligatoire depuis 2015 en cas de contrôle fiscal ou encore récemment la TVA intracommunautaire. 

Bien comparer les tarifs

Au-delà de la comparaison des fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité TPE-PME, la performance du matériel, le mode d’acquisition (achat, location, abonnement), n’oubliez pas de recenser les services d’accompagnement qui peuvent être inclus, optionnels, voire inexistants  !

• Aide à l’installation et au démarrage
• Accompagnement initial et continu 
• Disponibilité et qualité du service assistance
• Outils d’aide en ligne et donc disponibles 24h/24 : tutoriaux, vidéos, tchat … 
• Mises à jour des évolutions règlementaires
• Mises à jour technologiques de votre logiciel pour être compatible avec les environnements de travail qui évoluent : navigateurs web, système d’exploitation...) 
• Mises à disposition gratuites des nouvelles fonctionnalités 
   

Et demain ?

Vous avez fait votre choix ? Avez-vous songé à l’avenir de votre entreprise ? 

Développement d’activité, augmentation des effectifs, recrutement d’un comptable… Le logiciel choisi est-il suffisamment évolutif pour intégrer facilement et rapidement ces changements ?  

Le prestataire choisi est-il réactif ? Sera-t-il en mesure d’intégrer les évolutions techniques et règlementaires dans les prochaines années, sans vous obliger à changer de logiciel ? 

Echangez !

Posez des questions, testez les produits, échangez avec vos collègues, les entreprises de votre secteur, votre cabinet comptable, participez à des webinaires, des rencontres, salons, démonstrations…

Pour aller plus loin...

3 articles à consulter :

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• Comment réaliser le suivi de votre rentabilité avec la comptabilité ?
• Comment entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs grâce à la comptabilité ?
  

• Une mine d’infos pour anticiper les problèmes de trésorerie
• Une aide essentielle pour maintenir une relation zen avec vos fournisseurs
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