« Grand livre comptable » , « Balance âgée des encours » : derrière ces noms parfois barbares se cachent des informations clefs disponibles dans votre comptabilité. Elles peuvent vous aider à entretenir une relation saine et équilibrée avec vos fournisseurs.
Pour ne rien louper des échéances fiscales :
Voici 3 astuces concrètes à connaître pour faire de votre comptabilité, votre meilleur allié dans la relation avec vos fournisseurs.
SOMMAIRE
Astuce N°1 : négociez d’égal à égal avec vos fournisseurs grâce à votre grand livre comptable
Astuce N°1 : négociez d’égal à égal avec vos fournisseurs grâce à votre grand livre comptable
Maitriser la relation avec vos fournisseurs passe par une bonne connaissance de vos différents postes de charge. Votre comptabilité regorge d’informations utiles et détaillées grâce au grand Livre comptable.
Grâce au grand livre, vous pouvez analyser :
- Vos charges (opérationnelles et fixes) par nature de dépenses (énergie, bureautique…)
- Vos factures d’achat, fournisseur par fournisseur.
Le bon réflexe est donc de consulter votre grand livre comptable avant tout rendez-vous avec un fournisseur. Vous aurez ainsi en tête des informations détaillées et précieuses avant de passer de nouvelles commandes :
- la nature des produits achetés
- les prix moyens d’achat de l’année en cours et des années précédentes
- les quantités achetées pour l’année en cours et pour les exercices précédents
- l’évolution de chaque poste de charge sur les 3 dernières années.
L’échange avec vos fournisseurs n’en sera que plus équilibré si vous maîtrisez ce type d’informations.
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Découvrez pourquoi la comptabilité est :
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Astuce N°2 : suivez de près les échéances de vos factures d’achat grâce à la balance âgée des encours
Bien connaître quel fournisseur vous devez payer, à quelle date et pour quel montant présente 2 bénéfices :
- Vous y voyez clair sur l’argent qui va sortir dans les prochains mois
- Vous pouvez anticiper des demandes de décalage pour régler certaines de vos échéances fournisseurs, ce qui vous évitera de payer d’éventuels pénalités pour retard de paiement.
Pour suivre de près l’argent qui va sortir dans les prochains mois, vous pouvez utiliser la balance âgée des encours depuis votre logiciel de comptabilité. C’est un tableau récapitulant toutes les factures d’achat que vous avez enregistrées dans votre comptabilité et que vous n’avez pas encore payées :
Vous allez pouvoir utiliser cette information dans votre tableau de prévision de trésorerie.
Pour réaliser ce type de tableau, 2 possibilités s’offrent à vous :
- Le réaliser sous Excel en y reportant mensuellement toutes les charges connues ainsi que les recettes prévisionnelles
- L’éditer en 1 clic depuis votre logiciel de comptabilité, comme c’est le cas avec ISACOMPTA, qui reprend les informations saisies, notamment celles de la balance âgée des encours.
Le tableau de prévision de trésorerie vous aide à identifier les moments où il est plus prudent de demander un décalage d’échéance à votre fournisseur.
Astuce N°3 : automatisez le paiement de vos fournisseurs pour éviter pénalités de retard et sanctions en cas de contrôle
Dans le domaine de la gestion, le dicton populaire : « ne faites pas aux autres ce que vous n’aimeriez pas qu’on vous fasse » s’applique !
Nous vous recommandons de payer au bon moment vos fournisseurs pour 2 raisons principales :
1/ Eviter de payer des pénalités de retard
Le délai de paiement entre professionnels est en effet réglementé. Ainsi, Le délai de paiement est fixé, par principe,
au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Mais ce délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois) s'il est précisé au contrat. Des pénalités de retard sont prononcées s'il y a non-respect de ces délais.
Ce sont les conditions générales de vente (CGV) qui fixent les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. Il y a retard si le paiement intervient après la date mentionnée sur la facture.
Le taux d'intérêt prévu par les CGV correspond généralement au taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points.
Historique du taux directeur de la banque centrale européenne
Mais ce taux de pénalité en moyenne de 10% peut être inférieur, sans toutefois être en-deçà du taux minimal de 2,52 % (depuis le 1er juillet 2020). Ce taux est appliqué sur le montant TTC de la facture.
Sans oublier qu’en plus de fragiliser vos finances vous pouvez engendrer de la perte de confiance de la part de vos fournisseurs qui vont chercher, comme vous, des clients « bons payeurs ».
2/ Eviter de payer des amendes en cas de contrôle
Le fait, pour un débiteur, d'exiger de son fournisseur qu'il retarde l'émission de la facture, afin d'allonger le délai de paiement effectif, est considéré comme un abus et est sanctionné.
La DGCCRF est chargée de contrôler le respect des règles du code de commerce relatives aux délais de paiement. L’article L. 441-16 du code de commerce prévoit la sanction du non-respect des règles légales relatives aux délais de paiement par une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 euros pour une personne physique et 2 millions d’euros pour une personne morale. Cette sanction est publiée.
Le montant de l’amende est doublé en cas de réitération du manquement dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive.
Le ministère de l’économie a réalisé une fiche pratique « Délais de paiement : les règles à connaître ».
Pour payer chaque fournisseur en temps et en heure, certains logiciels de comptabilité, comme ISACOMPTA, vous proposent des modules permettant d’automatiser cette tâche.
Le principe en est très simple :
- Etape 1 : vous avez accès à un récapitulatif, par mois et par fournisseur, de toutes les factures d’achat
enregistrées en comptabilité, qui n’ont pas encore été réglées - Etape 2 : vous sélectionnez les factures d’achat que vous souhaitez payer
- Etape 3 : le logiciel fait le reste en générant automatiquement :
- Soit le fichier de virement pour les échéances à payer avec ce mode de règlement
- Soit les lettres-chèques pour les fournisseurs avec qui vous avez opté pour ce moyen de paiement
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