Le bulletin de salaire est un document obligatoire qui doit correspondre au modèle officiel. Il est donc indispensable que chaque employeur ait connaissance des différentes rubriques qui le composent et comprenne comment il faut l’éditer pour être en parfaite légalité.
SOMMAIRE
Fiche de paie : pour qui, quand et comment ?
Comment lire une fiche de paie ?
Fiche de paie : pour qui, quand et comment ?
Chaque salarié doit recevoir chaque mois, à la même date, sa fiche de paye. L’envoi doit en outre avoir lieu tous les 30 jours.
Cadre ou non-cadre, il n’existe qu’un seul modèle. Seules les fiches de paie destinées aux apprentis et aux stagiaires recevant une gratification connaissent des spécificités.
Le bulletin de paie numérique est désormais possible et facilité. En effet, la fiche de paie peut être envoyée d’office par voie électronique. Si le salarié s’y oppose, il faut alors la lui remettre en version papier. Des règles de conservation des fiches de paie s’imposent à l’employeur. Elles varient selon que la fiche de paie a été remise en version électronique ou papier. Pour la version électronique par exemple, l’employeur a l’obligation de mettre à disposition pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié le bulletin dans un stockage sécurisé.
Comment lire une fiche de paie ?
La fiche de paie a été simplifiée il y a quelques années, afin que les informations qui y figurent soient plus compréhensibles pour tous.
Il y a 6 grands types d’informations (voir l'exemple de fiche de paie ci-dessous):
- Sur le salarié et son entreprise (1) ;
- Sur le salaire, les avantages en nature et les primes (2) ;
- Sur les cotisations et contributions sociales : santé, accident du travail, retraite, famille, chômage (3) ;
- Sur les exonérations et allègements de cotisation employeur (4) ;
- Sur le salaire net à payer (5) ;
- Sur le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (6).
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Comment faire une fiche de paie ?
Editer la fiche de paie de vos salariés est un exercice qui requiert à la fois de l’attention et une bonne veille juridique.
En effet, à de nombreuses rubriques, il faut préciser les taux, s’assurer de baser ses calculs sur la bonne assiette.
Par ailleurs, selon votre situation, vous pouvez bénéficier de certaines réductions des cotisations patronales (pour les salaires inférieurs à 1,6 Smic par exemple), ou d’exonérations, comme celles liées à la zone géographique d’implantation de votre entreprise. Encore faut-il les connaître.
En outre, il faut avoir préalablement correctement qualifié les heures supplémentaires éventuelles et savoir avec précision quelle(s) majoration(s) appliquer. Là encore, les règles ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises et tous les salariés.
Enfin, des règles de mise en page très précises existent sur certaines zones afin de rendre très visible certaines informations. Il est par ailleurs strictement interdit de faire figurer certaines informations, comme celles relative à l’exercice du droit de grève et à l’activité de représentation des salariés.
Fiche de paie : faut-il se faire aider ?
Editer la fiche de paie est donc un exercice délicat. Et compte tenu des risques juridiques liés (défaut de remise, erreurs sur les cotisations…), il est judicieux pour le dirigeant de bénéficier d’une aide adaptée.
Celle-ci peut être apportée par un expert-comptable, mais elle peut aussi très simplement venir d'un logiciel de paie adapté. Ce dernier aura le mérite de combiner l’avantage de la sécurité et l’intérêt de l’autonomie. Un outil d’aide à l’édition vous permettra d’être autonome en guidant, par exemple, vos choix lors de la saisie et en tenant à jour les informations et taux vous concernant.
Dans tous les cas, vous serez un dirigeant informé, rassuré et sécurisé.
