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Expert-comptable

Valoriser les automatismes pour augmenter la productivité

07 décembre 2020
Valoriser les automatismes pour augmenter la productivité - featured image

Découvrez comment optimiser l'automatisation des écritures comptables et générer des gains de productivité.

SOMMAIRE

Valoriser les automatismes

Engager le changement

Développer les compétences

 

Vos outils de production sont dotés de nombreux automatismes permettant de capter des gains de productivité cruciaux pour votre cabinet/AGC.

Notre expérience dans l’accompagnement des cabinets d’expertise comptable montre que le potentiel de productivité permis par l’automatisation est trop souvent sous-exploité.

Développer les compétences de vos collaborateurs est une étape qui s’inscrit dans une démarche globale d'amélioration continue nécessitant l’engagement de vos équipes.

Valoriser les automatismes

Un automate apporte un confort à l’utilisateur car il permet de : 

  • Simplifier le traitement,  
  • Rationaliser un processus,  
  • Produire des écritures. 

Il représente un gain de temps pour vous, votre équipe et vos clients. 
La collecte des données comptables et leur saisie sont les deux parties du processus de traitement comptable les plus chronophages. À eux seuls, ils peuvent représenter plus de la moitié du temps passé sur un dossier ! 

En améliorant le niveau d’automatisme, le cabinet limite le volume des tâches à faible valeur ajoutée et permet aux collaborateurs de se concentrer sur le développement de nouvelles compétences, comme le conseil et l’accompagnement. Avec comme objectif annoncé : la satisfaction client.  

L’impact des écritures comptables automatiques est significatif.  
Prenons l’exemple sur un dossier de 900 écritures comptables. En considérant qu’un collaborateur passe environ 7h30 en saisie (30 secondes par écriture), en automatisant 50% de ces écritures, il gagnerait 3h30 sur la saisie d’un dossier !  

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Engager le changement

En informatique, comme dans la vie quotidienne, des habitudes se mettent en place et nous avons tendance à rester sur nos acquis.

La meilleure façon d’assurer la performance et de continuer à progresser est d’entrer dans une logique d’amélioration continue  :

  1. Partir d’un diagnostic fiable pour mettre en lumière ses forces et identifier ses axes d’amélioration.
  2. Définir ses objectifs  : quel est le chiffre d’affaires que je veux gérer dans 2, 3, 4 et 5 ans ? Combien de dossiers cela va-t-il représenter ? Quels outils je mets en place et dans quels délais pour pouvoir répondre sereinement à mes clients ?
  3. Décomposer l’objectif final en sous objectifs afin de le rendre plus accessible. Et passer à l’action en commençant par le « premier pas ».
    « Le commencement est beaucoup plus que la moitié de l’objectif. » Aristote.
  4. Mesurer en continu chaque progression vers sa destination via des indicateurs personnalisés. Ce qui n’est pas mesuré ne progresse pas !

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Développer les compétences

Faire évoluer vos équipes va vous permettre à la fois de mieux valoriser vos outils mais aussi de vous différencier vis-à-vis de la concurrence et vis-à-vis du client. En effet, plus le capital humain est élevé, plus un cabinet peut créer de la richesse et agir sur la valeur ajoutée de ses prestations de conseil 

Et c’est bien vous, expert-comptables et managersqui devez impulser la manœuvre et être moteur !  

  • Fixer le cap grâce à un plan de formation collectif et individualisé 
  • Se perfectionner sur les outils en place au sein du cabinet pour exploiter tout leur potentiel 
  • Identifier, au sein de votre cabinet, les utilisateurs référents dans chaque domaine 
  • Encourager l’entraide et lpartage des connaissances dans votre équipe 
  • Initier une communauté d’utilisateurs pour comparer ses pratiques et mutualiser les astuces 
  • Détecter les bonnes pratiques au sein du cabinet et les diffuser à l’ensemble de vos collaborateurs 
  • Lancer des défis internes ou au sein de votre réseau pour stimuler davantagela mise en œuvre de ces bonnes pratiques 

Expert-comptables, faites confiance à vos collaborateurs, aidez-les à grandir et donnez-leur les clés pour que chacun (re)prenne le contrôle de son logiciel ! 

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Ce service, pensé comme une application de coaching sportif, permet de mesurer en continu le niveau d’automatisation de votre cabinet/AGC et détaillé par collaborateur

Chez AGIRIS, je contribue à la mise en place de solutions d’accompagnement pour nos clients. Mon moteur : les aider à mieux exploiter le potentiel de productivité permis par nos logiciels et ainsi leur libérer du temps… pour l’essentiel.
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