Maitrisez l’explosion du volume de vos données !

Cela ne vous a sûrement pas échappé, au fil des années, vous avez certainement accumulé beaucoup de données !
Les conséquences ne sont pas anodines, vous perdez en efficacité de traitement et l’impact sur le coût n’est pas négligeable.

Il est toujours possible d’augmenter la capacité de stockage de vote serveur en ajoutant des disques durs, mais pensez bien que pour 1 Go de données consommées vous êtes obligés d’en prévoir tout autant, voire plus pour votre système de sauvegarde ou votre plan de sécurité.

Selon l’étude Digital Economy Compass 2019 de Statista le volume de données mondial en 2020 a atteint 47 zettaoctets. Dans 10 ans, il devrait passer à 612 zettaoctets.
Afin de se donner une idée de l'échelle : un zettaoctet équivaut à un milliard de téraoctets (To), soit mille milliards de gigaoctets (Go).

Est-ce une spirale sans fin ? Non, voyons plutôt ensemble comment vous pouvez maitriser le volume de vos données et quels en sont les bénéfices.

SOMMAIRE
La température de vos données
Les services cloud
Un logiciel de GED
L'archivage
Une bonne gestion de données = bon pour la planète !

La température de vos données

Le saviez-vous ? Les données informatiques peuvent être qualifiées par leur température en fonction de leur niveau de sollicitation.
Les données utilisées récemment et de façon régulière sont dites chaudes alors que les données plus anciennes et peu utilisées sont dites froides.

Cette notion de données chaudes et froides est importante à prendre en considération, car elle vous permettra de déterminer votre politique de stockage.

Les données les plus chaudes devront être à portée de clique sur des espaces de stockage rapides (par exemple sur des disques SSD) avec un niveau de sauvegarde très régulier.
Les données les plus froides pourront être sur des disques plus lents avec une fréquence de sauvegarde plus faible.

Les services cloud

De nombreuses solutions Cloud existent et vous seront d’une aide précieuse dans la gestion de vos données. Prenons l’exemple d’Office 365, ses 3 services vont permettre de décharger vos serveurs : SharePoint, OneDrive et Exchange.

• SharePoint s’apparente à un Intranet et permet de centraliser des données en un seul endroit afin de favoriser la collaboration. De base il offre 1 To d’espace de stockage et 10 Go par utilisateur. Il est possible de monter jusqu’à 25 To en achetant de l’espace disque complémentaire.
• OneDrive est l’équivalent de l’espace « Mes documents » de votre Windows, mais celui-ci est synchronisé dans le Cloud. OneDrive permet de conserver certaines données uniquement dans le Cloud afin de ne plus les avoir en local sur votre ordinateur. Utilisez le principe de température pour vous organiser. Chaque utilisateur dispose de 1 To d’espace de stockage.
• Exchange est le serveur de messagerie de Microsoft, dans sa version Office 365, il permet de bénéficier de boite à lettres de 50 à 100 Go par utilisateur. Associé au client de messagerie Outlook, il permet d’avoir une configuration en mode « cache » afin de stocker uniquement les messages les plus récents (données chaudes) sur votre ordinateur ou votre serveur. Les messages les plus anciens (données froides) resteront dans le Cloud Microsoft. Ils seront bien sûr accessibles, mais de façon moins instantanée. Le mode « cache » configuré avec un historique de 3 ou 6 mois est le meilleur équilibre entre consommation de stockage et rapidité d’accès à l’information.

Un logiciel de GED

Une bonne organisation de vos données va considérablement améliorer le volume de stockage consommé et quoi de mieux qu’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) pour vous y aider.

Votre GED vous permet d’avoir une arborescence structurée et standard à chacun de vos clients, cette normalisation permet de simplifier le stockage. Vous éviterez ainsi tous les doublons de fichier, et vous améliorez votre productivité en étant plus efficace dans leurs exploitations.

Certains logiciels de GED comme ISAGED permettent de piloter directement votre scanner et de faire une numérisation avec une résolution adaptée pour y stocker le document dans votre base de données avec le moins de poids possible.

Le paramétrage de vos scanners, qu’il soit individuel en USB ou en réseau sur un copieur, est primordial dans la bonne gestion de votre espace de stockage.
Désactivez les modes automatiques pour passer en mode manuel ou professionnel, car la plupart de vos documents pourront être numérisés en noir et blanc et avec une résolution de 150 dpi. Il est parfaitement inutile de scanner une facture en haute résolution, d’autant que son poids peut être multiplié par 100 en cas de mauvais paramétrage.

L'archivage

Revenons à la température de vos données et intéressons-nous à vos données les plus froides.
Vous savez, celles que vous conservez pour consultation ultérieure mais assez rarement et qui ne seront plus modifiées. Il est temps d’archiver électroniquement ce type d’information !

Plusieurs méthodes sont possibles et le choix dépendra du niveau de service, de sécurité, de volume et d’accessibilité des données :

• Le Cloud regorge d’offre d’archivage, citons par exemple Amazon Glacier, le géant du e-commerce à travers ses services en ligne AWS (Amazon Web Services) offre une solution extrêmement complète pour vos données les plus glaciales. Coût de stockage faible et longue durée de conservation sont les promesses de ce service, néanmoins le temps d’accès à vos données peut prendre plusieurs heures et la mise en place peut s’avérer complexe.
• Une solution plus basique, mais qui peut s’avérer efficace est l’archivage sur disque dur USB. Son coût reste assez faible et la capacité de stockage est bien souvent suffisante. Il conviendra de doubler ses archives sur au moins deux disques durs afin de se prémunir d’une panne.
  Un conseil : privilégiez un disque dur haut de gamme d’une marque reconnue afin de limiter le risque. Prenez grand soin de vos disques durs, mettez-les dans un coffre et idéalement séparez les deux copies à deux endroits différents. La durée de vie d’un disque dur qui n’est pas malmené peut dépasser en théorie les 50 ans. À l’inverse avec une utilisation intensive elle sera seulement de 3 ans.
• Il est aussi possible d’utiliser des services Cloud non prévus initialement à l’archivage comme Microsoft OneDrive ou autre équivalent. Nous l’avons évoqué plus tôt, OneDrive permet à chaque utilisateur de stocker ses données personnelles dans le Cloud, mais on peut envisager d’en réserver une partie en créant un répertoire dédié à de l’archivage.
  Le volume proposé par OneDrive est suffisant dans bon nombre de cas et vous profiterez en plus d’une sauvegarde de votre répertoire d’archive avec la version professionnelle de OneDrive.

Une bonne gestion de données : bon pour la planète !

De nombreux outils sont à votre disposition pour vous aider à maitriser le volume de vos données, mais cela reste un sujet du quotidien sur lequel il convient de partager les bonnes pratiques à tous vos collaborateurs.

Une bonne gestion de vos données vous rendra plus efficace, limitera vos coûts IT et c’est aussi bon pour notre planète !

Et oui, d’après l’étude de Veritas, 52% des données en entreprise sont inutilisées.
En 2020, ces données ont entrainé un rejet de 6,4 millions de tonnes de CO2. Imaginez en 2025 l’impact écologique quand on connaît la prévision d’une augmentation par 13 du stockage mondial comme évoqué en début d’article.