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Chef d’entreprise

Des conseils RH pour bien démarrer votre rentrée !

24 septembre 2021
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Dès le 1er salarié, l'employeur a des obligations vis-à-vis des employés. Elles sont d'ordre légales, réglementaires mais aussi humainesElles permettent de diminuer le turn-over, de fidéliser ses équipesavant même de parler de réglementation.  

Sommaire

#1 : Le contrat de travail 

#2 : L’entretien individuel et professionnel 

#3 : Les horaires de travail  

#4 : L’affichage obligatoire  

 

Au niveau de la réglementation, il y a un socle commun aux entreprises françaises. En fonction de la taille de votre structure vous aurez plus ou moins d'obligations. 

ae-2122-reglementation-entreprises-0921"Le Document unique d'évaluation des risques professionnels, réalisé et mis à jour annuellement par chaque chef de service, chef d'établissement, ou autorité territoriale, répertorie l'ensemble des risques professionnels (dont les RPS) auxquels sont exposés les agents, afin d'organiser la prévention au sein du programme annuel de prévention." (Ministère de la transformation et de la fonction publique)

#1 Le contrat de travail

L’enjeux pour le chef d'entreprise est de bien le rédiger. C’est le premier acte juridique qui permet de formaliser l’engagement entre vous et votre salarié.  

Les questions à vous poser : 

  • Quel contrat faut-il établir ? un CDI ou un CDD ? Dans le cadre du CDD, il y a 6 cas prévus par le code du travail à respecter. 
  • Quelle sera la durée du travail ? Temps complet ou temps partiel ? Quel aménagement des horaires sera le plus adapté à votre activité ? Respectent-ils les accords de votre convention collective ? 
  • Quelles clauses prévoir ? Dès qu'il y a des choses spécifiques à votre activité il est important de le spécifier dans le contrat de travail. Devez-vous ajouter des clauses de non-concurrence, de vidéosurveillance, de port de protection personnelle … etc. 

Le contrat de travail permet de définir et de personnaliser la relation avec votre salarié. C’est pourquoi il important de prendre le temps d’y réfléchir. Il permet d'anticiper les éventuels conflits ou non-dits entre l'employeur et le salarié.  

Exemple : On pense souvent à la requalification d'un CDD en CDI, dans le cadre d'un recours aux prud'hommes, mais de manière générale il protège l'employeur.  Il apporte souvent, dans le cas d’un conflit ou d’un non-dit, un cadre afin de bien s'entendre sur l'exécution du contrat de travail et sur sa durée.  

Le contrat de travail est un outil d'anticipation.  

Exemple de contrat de travail

#2 Entretien individuel et professionnel

  • L’entretien individuel ou annuel est facultatif et devient obligatoire si les conditions de travail sont atypiques pour un salarié (exemple : travail en cycle, travail de nuit, travail en forfait jour). 
  • L’entretien professionnel permet d’avoir un échange privilégié avec son salarié. Il est obligatoire tous les 2 ans. C’est un regroupement de plusieurs entretiens. En général, il ne dure pas moins d’une heure voire une heure et demie. 

Depuis 2020, le bilan de formation est réalisé.  

L’entretien ne peut pas être réalisé du jour au lendemain. Il faut nécessairement informer le salarié, c’est une obligation. C’est un moment d’échange qui doit se préparer. Il convient de poser des questions suffisamment larges pour être accessibles à tous. Et le salarié doit recevoir une copie de l’entretien.  

Les étapes clés :  

  1. Informer le salarié au préalable 
  2. Réaliser l’entretien le jour J, 
  3. Formaliser par écrit l’entretien, 
  4. Signer le document (échange et réponses). 

La formalisation est très importante. En cas de contentieux ; il y aura une référence à l’entretien. Le compte-rendu est un gage de sécurité. 

Exemple :  Il y a beaucoup de burn-out en ce moment. Un employeur pourra se défendre, grâce aux comptes-rendus des entretiens, que le salarié n’a jamais fait part d’une surcharge de travail ou de conditions de travail qui ne sont pas en adéquation avec sa vie privée et professionnelle. Si c’était le cas, il aurait pris des mesures pour l’éviter.   

En matière de management, le fait d’échanger avec vos salariés donne de la qualité à vos relations, et les pérenniser.   

A partir de 2022, l’URSSAF pourra contrôler et vérifier des entretiens qui auront été organisés. Le seul moyen de prouver que vous avez tenu votre entretien c’est de l’avoir formalisé et d’avoir un document contre-signé du salarié.  

Les risques ?  
Les entretiens sont formalisés, codifiés dans le Code du Travail. Un salarié peut se retourner contre son employeur s’il n’a pas eu d’entretien, il invoquera le fait d’être lésé, victime d’une erreur et le non-respect d’une obligation de son employeur.  

C’est un outil de fidélisation des salariés.  

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 #3 Les horaires de travail 

La problématique que l’on retrouve souvent c’est la complexité pour se caler entre la réalité du travail et le bulletin de salaire. 

Souvent, on se focalise sur comment on va collecter et transmettre les variables de paie vers les outils de paie ou les personnes en charge de faire la paie. Mais une fois les plannings calés, il ne faut pas oublier de bien qualifier les heures de travail (jour férié, de nuit, etc.).  

Ces actions permettent d’éviter des contentieux avec les salariés et des rappels de salaires ou des contentieux avec l’administration sur des sommes qui n’ont pas été versées. 

Au-delà des arrangements avec les salariés, il faut veiller à bien respecter les règles en matière d’horaires, de qualification des heures (exemple : si on parle de repos compensateur). 

La sécurité au travail est également importante, car en cas d’accident et surtout d’accident grave, le chef d’entreprise peut être responsable si les horaires n’ont pas été respectés. Il est donc très important de respecter la planification, l’organisation et surtout la qualification afin d’éviter tout contentieux avec le salarié ou avec un organisme.  

Il existe des outils pour gérer ces contraintes de planification et d’horaires. Il faut bien définir les règles à appliquer dans l’entreprise et s’assurer qu’elles sont compatibles avec les conventions collectives et le droit du travail.  

#4 L'affichage obligatoire 

L’affichage obligatoire paraît anodin mais les conséquences sont importantes si elles ne sont pas respectées. Il y a des informations obligatoires. Dès le 1er salarié, elles doivent figurer dans l’affichage obligatoire. Suivant la taille de l’entreprise et son type d’activité ; l’affichage obligatoire sera plus ou moins fourni.  

Cet affichage obligatoire permet de communiquer avec les salariés, de pouvoir les informer des évolutions sur la profession ou dans le droit. En cas de non-respect, l’amende se situe entre 450 et 10 000€ et de la prison si récidive. Si votre affichage obligatoire est à jour et complet, vous pourrez le faire valoir en cas de contentieux.  

Aujourd’hui, il peut être matérialisé de façon traditionnelle tel que la feuille de papier accrochée à un tableau mais il peut être dématérialisé avec des outils informatique à condition que vous ayez informé le salarié des modalités d’accès à cet affichage. Et que, s’il n’a pas d’ordinateur, il ait à disposition une connexion et un PC. 

Il y a tout l’affichage obligatoire en matière de sécurité. Mais aussi la prévention contre le harcèlement, le guide sur le fait religieux et plus récemment les mesures de préventions du type gestes barrière. Si vous n’avez pas mis cet affichage là et qu’un salarié vient à soulever des problèmes ; vous devrez le justifier.

Tout, dans l’affichage obligatoire doit permettre au salarié d’être informé et vous, de pouvoir prouver que vous avez informé votre salarié sur les différentes évolutions et règles mises en place.  

 

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Merci à Laurent Cellérier, expert comptable du cabinet Cellérier et Sara Sellin, DRH, pour leurs conseils. 

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Des ressources complémentaires : https://www.lepavillondesentrepreneurs.fr/obligations-de-lemployeur-envers-salarie/ http://droitdespme.com/informations-juridiques/gerer-proteger-pme/obligations-dun-employeur-dun-employe/ 

Ce qui m’anime dans mon métier, c’est de faciliter la vie des chefs d’entreprise en simplifiant leur gestion au quotidien.
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