Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous devez, chaque année, anticiper et organiser la prise des congés payés de vos salariés. Et le calcul de ces congés, leur positionnement et leur indemnisation obéissent à des règles particulières que vous devez bien maîtriser. Le point sur les congés payés de vos salariés.
Sommaire :
Qui a droit aux congés payés ?
Tous les salariés de l’entreprise ont droit à des congés payés. Et ce, quels que soient leur durée du travail (à temps plein ou à temps partiel), leur type de contrat (CDI, CDD…) et leur ancienneté.
Les congés payés de vos salariés s’acquièrent sur une période dite « de référence », fixée, en principe, du 1er juin au 31 mai. Mais un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou bien votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1er avril au 31 mars.
Comment les congés sont-ils calculés ?
Durant cette période de référence, chaque salarié (quelle que soit sa durée du travail) acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif. Ainsi, un salarié qui travaille durant toute la période de référence cumule 5 semaines de congés payés par an, soit 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés, soit 2,083 jours par mois). Sachant qu’un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou bien votre convention collective peut accorder des jours de congés supplémentaires à vos salariés, par exemple, en raison de leur ancienneté.
Et attention, certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et doivent donc être prises en compte dans le calcul des droits à congés de vos salariés. C’est le cas notamment des congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, des absences consécutives à un accident du travail ou bien encore des heures non travaillées par les salariés placés en activité partielle.
Précision : pour une question de simplicité, un mois de travail effectif équivaut à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée de vos salariés n’ont pas d’incidence sur l’acquisition de leurs congés payés.
Quand les congés peuvent-ils être pris ?
Sauf si elle est fixée par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou par votre convention collective, il vous revient, en tant qu’employeur, de déterminer la période durant laquelle vos salariés peuvent poser leurs congés d’été (leur congé principal) après avoir consulté, le cas échéant, votre comité social et économique (CSE). Et sachez que cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre (par exemple, du 1er mai au 31 octobre 2023 pour les congés acquis sur la période de référence allant du 1er juin 2022 au 31 mai 2023).
Vos salariés bénéficient d’un congé principal qui, en principe, ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5e semaine de congés payés.
S’agissant de l’ordre des départs en congés, là encore, il est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou par votre convention collective. En l’absence de texte en la matière, il vous revient d’établir, après avis de votre CSE, le planning des départs en congés de vos salariés en tenant compte de leur situation familiale, de leur ancienneté et, éventuellement, de leurs activités auprès d’autres employeurs. Et, en principe, vous ne pouvez pas modifier les dates des congés payés moins d’un mois avant le départ en vacances de vos salariés.
Attention : veillez à ce que vos salariés posent l’ensemble de leurs congés avant le terme de la période de prise des congés. Car, en principe, les congés non pris avant la fin de cette période sont perdus.
Qu'est-ce que les jours de fractionnement ?
Pour des raisons pratiques, vous pouvez, avec l’accord de votre salarié, fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables (sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre). Les jours restants du congé principal peuvent alors lui être accordés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Dans ce cas, votre salarié a droit à des congés supplémentaires dits « jours de fractionnement » :
- 1 jour ouvrable pour 3, 4 ou 5 jours du congé principal pris entre le 1er novembre 2022 et le 30 avril 2023 ;
- 2 jours ouvrables pour 6 jours ou plus du congé principal pris durant cette période.
Comment les salariés sont-ils rémunérés ?
Durant leurs congés payés, vos salariés doivent percevoir une indemnité égale à :
- 10 % de la rémunération brute qu’ils ont perçue au cours de la période de référence (en principe, du 1er juin au 31 mai) ;
- ou à la rémunération qu’ils auraient perçue s’ils avaient travaillé (règle dite « du maintien de salaire »).
Étant précisé que vous devez alors retenir la formule de calcul la plus avantageuse pour votre salarié.
Pour calculer l’indemnité de congés payés, vous devez prendre en compte toutes les sommes qui ont le caractère de salaire : salaire de base, majoration liée aux heures supplémentaires et au travail de nuit, prime d’astreinte, indemnité de fin de contrat à durée déterminée, etc. En revanche, sont exclus du calcul de cette indemnité la prime de fin d’année, la prime d’intéressement, la prime de participation ou bien encore les frais professionnels.
Que se passe-t-il quand un salarié quitte l'entreprise ?
Lorsqu’ils quittent l’entreprise, vos salariés en CDI ont droit au versement d’une indemnité visant à compenser les jours de congés payés acquis mais non pris. Et ce, quel que soit le motif de la rupture de leur contrat de travail. Son calcul étant identique à celui de l’indemnité réglée aux salariés durant leurs congés payés (10 % de la rémunération brute ou maintien de salaire, selon la formule la plus avantageuse pour le salarié).
S’agissant des salariés en CDD, ils ont également droit, à la fin de leur contrat, à une indemnité compensatrice pour la fraction de congés dont ils n’ont pas pu bénéficier. Cette indemnité correspond au minimum à 10 % de la rémunération brute totale perçue par le salarié.
Et pour les entreprises du BTP ?
Si votre entreprise relève du secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP), vous devez adhérer à une caisse spécifique pour la gestion des congés payés de vos salariés, la CIBTP (Congés Intempéries BTP).
En contrepartie de cotisations mises à votre charge, cette caisse procède au décompte des congés payés de vos salariés et leur verse les indemnités correspondantes.
Ce régime spécifique contient quelques particularités, notamment :
- la période de référence d’acquisition des congés payés s’étend du 1er avril au 31 mars ;
- les salariés bénéficient de la portabilité de leurs congés payés en cas de changement d’employeur.
