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Chef d’entreprise, Expert-comptable

Facture électronique : quelles sont les nouvelles informations à intégrer ?

15 juin 2021
Facture électronique : quelles sont les nouvelles informations à intégrer ? - featured image

Qui dit facture éléctronique, dit nouvelle reglementation et donc obligation. Alors quelles seront les nouvelles mentions à intégrer à vos factures dématérialisées ?

Sommaire

Comment la facture électronique va modifier la forme des factures ?Comment la facture électronique sera-t-elle transmise aux clients ?Quelles seront les données obligatoires sur une facture électronique ?Facture électronique et format PDF : le cas problématique

 

En 2024 vous commencerez à recevoir des factures électroniques des grands opérateurs nationaux, puis de plus en plus jusqu’à janvier 2026, où toutes vos factures seront reçues et émises de manière très différente d’aujourd’hui.

S'informer : la facture électronique devient obligatoire en 2024

Comment la facture électronique va modifier la forme des factures ?

  • Les factures en papier seront interdites pour les factures aux assujettis TVA Français

  • Les factures en fichier PDF simple tel que vous en émettez ou recevez beaucoup seront-elles aussi probablement interdites en 2026. Une phase transitoire est à l’étude pour la période 2024-2025.

  • Vous aurez donc l’obligation de vous organiser pour que vos factures soient dématérialisées et transmises dans un format électronique normé parmi les formats autorisés par l’administration fiscale (Factur-X, UBL, …)

    • Soit votre logiciel vous permettra de générer ces formats

    • Soit la plateforme que vous aurez choisie fera la transposition pour votre compte

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Comment la facture électronique sera-t-elle transmise aux clients ?

Le mode de transmission imposera le recours à une Plateforme de Facture Electronique Certifiée (PFEC) pour l’émission et la réception de toute facture entre assujettis TVA (exemple de PFEC : Chorus Pro). L’envoi en pièce jointe d’un mail ou l’envoi d’un lien de téléchargement direct au client seront donc interdits.

Quelles seront les données obligatoires sur une facture électronique ?

Actuellement, les informations obligatoirement présentes dans une facture sont précisées dans la doctrine fiscale et certaines sont issues du droit commercial. Elles s’appliquent à tous les formats (papiers ou électroniques).

À partir de 2024, l’obligation d’un format électronique va aussi élargir la quantité de données à mentionner dans les factures.

  • Certaines données seront obligatoires pour assurer le transfert des factures au bon destinataire, ainsi que le retour d’information à l’émetteur sur les règlements
    • N°SIREN ou SIRET de l’émetteur
    • N°SIREN ou SIRET du client
    • Le numéro unique de la facture
  • Une partie des données seront extraites par les PFEC et transmises à l’administration fiscale. L’objectif étant de lutter contre la fraude, puis de préremplir les déclarations de TVA (à terme), de nouvelles informations seront obligatoires  :
    • Les règlements totaux ou partiels déjà encaissés
    • Les références à une facture antérieur (ex : pour les avoirs)
    • Les références de bons de livraison en lien avec la facture
    • La date effective de fin de livraison ou de fin de la prestation
    • L’adresse de livraison pour les biens / l’adresse de réalisation de la prestation pour les services
    • Le détail des lignes avec les articles, les prix unitaires, les remises …

Il faut donc se préparer à intégrer ces nouvelles contraintes, et par exemple commencer à collecter les numéros de SIREN de vos clients « entreprises », car ces identifiants conditionneront tout le fonctionnement du système.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Facture électronique et format PDF : le cas problématique

Les simples factures PDF sont aussi appelées « factures images » par opposition aux factures « mixtes » (comme Factur-X) ou « structurées » (comme UBL). Ces dernières contiennent les données dans un format informatique en complément de l’affichage visuel de la facture.

Dans un simple PDF « image », il est impossible de lire les données de manière fiable, c’est-à-dire sans un processus de reconnaissance de caractères, complété par une vérification humaine de la reconnaissance fiable du contenu.

Le coût de vérification de la reconnaissance du contenu est très élevé, et serait rédhibitoire si on devait extraire de ces PDF la totalité des informations qui seront requises : beaucoup de systèmes savent reconnaitre de manière assez fiable les entêtes et pieds de factures, mais le détail des lignes est beaucoup plus complexe. Dans une période transitoire, il sera probablement encore possible de déposer des factures PDF sur la plateforme nationale Chorus Pro ou certaines PFEC, mais il faudra nécessairement vérifier ou re-saisir un grand nombre de données. C’est donc acceptable ponctuellement mais irréaliste pour des volumes significatifs de factures. C’est pour cette raison que ce format sera progressivement interdit, très probablement en 2026, même s’il sera encore accepté pendant la mise en place progressive de 2024-2025.

Directeur des produits ISAGRIet AGIRIS, mon service travaille sur la conception des logiciels de gestion. Je suis également président du collège fiscal de l'association SDDS, où je représente la profession des éditeurs de logiciels auprès de la DGFiP. Je dois donc bien anticiper et interpréter la réglementation puisque mon rôle est de contribuer à la rendre plus simple pour tous, éditeurs et utilisateurs.
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