Savez-vous qu’une facture doit présenter des garanties d’origine, qui conditionnent sa validité fiscale ?
En effet, depuis 2013, les entreprises doivent documenter une Piste d’Audit Fiable (la PAF), qui doit être présentée en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Cette obligation concerne aussi bien les factures de ventes que les factures d’achat. Seules deux types de factures échappent à cette règle :
- Les factures émises ou reçues en mode EDI (Echanges de Données Informatisées) : ce cas est essentiellement rencontré dans les grandes entreprises,
- Les factures émises ou reçues avec un procédé de scellement ou de signature électronique dit « qualifié » (haut niveau de sécurité du certificat électronique associé).
Toutes les autres factures, sous forme papier ou électronique, qui constituent la très grande majorité des factures en circulation dans notre pays, sont soumises à cette Piste d’Audit Fiable.
SOMMAIRE
Pourquoi l'obligation de Piste d'Audit Fiable a-t-elle été créée ?
Quelles sont les 3 obligations que doivent respecter une facture ?
Quels sont les éléments à fournir pour garantir la Piste d'Audit Fiable de vos factures ?
Les 3 conseils pour être serein face à cette obligation de PAF ?
Pourquoi l'obligation de Piste d'Audit Fiable a-t-elle été créée ?
La lutte contre la fraude est à l’origine de cette obligation. Il est assez facile de falsifier une facture si elle n’est pas en mode EDI ou si elle n’est pas scellée/signée électroniquement. Une facture au format PDF/A est supposée non modifiable, mais en pratique il est très aisé de la remplacer par une facture modifiée. Et ne parlons pas des factures établies avec un logiciel bureautique … !
Quelles sont les 3 obligations que doivent respecter une facture ?
Selon l’article 289 V du code général des impôts : « L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation». Chaque mot compte dans cet article. Nous vous les décryptons :- Lisibilité : un humain doit pouvoir la lire, c’est le plus facile à respecter. Pour les factures électroniques structurées (en langage informatique), il faut tout de même s’en assurer en ajoutant un PDF compréhensible par l’œil humain.
- Intégrité : on doit pouvoir garantir que la facture de l’émetteur est bien identique chez le destinataire. Le seul moyen de prouver que rien n’a été modifié dans un fichier électronique, c’est de lui apposer un certificat électronique via un procédé de signature ou scellement électronique. Ce procédé est équivalent au cachet de cire apposé sur une enveloppe papier : si quelqu’un ouvre l’enveloppe, il est obligé de la déchirer, et cela se voit.
- Authenticité de l’origine : on doit être capable d’identifier de manière certaine l’émetteur de la facture, au minimum pour vérifier qu’il existe. Là aussi, il est très facile de falsifier cet émetteur si le fichier est modifiable. Et là aussi, le certificat électronique est la solution car un certificat électronique est l’équivalent d’une carte d’identité électronique. L’émetteur est donc très facilement identifié si la facture est signée ou scellée électroniquement.
- L’EDI est un contrat de communication de facture électronique passé entre deux sociétés clairement identifiées,
- La signature ou le scellement d’une facture garantissent également son intégrité et son origine.
Pour toutes les autres factures, il y a des moyens de falsifier les factures, donc la nécessité d’un autre moyen de contrôle : la Piste d’Audit Fiable.
Quels sont les éléments à fournir pour garantir la Piste d'Audit Fiable de vos factures ?
Cette méthode consiste à réunir un ensemble de preuves qui démontrent que la facture est légitime, comme :- Le contrat ou l’historique des ventes ou achats à un fournisseur,
- Les bons de commandes ou devis qui ont été émis avant d’en arriver à cette facture,
- Les bons de travaux ou les bons de livraisons émis avant la facture,
- Les factures d’acomptes éventuelles,
- Les avis de paiement ou relances,
- Les comptes comptables.
Il n’existe pas de liste exhaustive des éléments qui constituent la Piste d’Audit Fiable, mais celle-ci doit permettre de convaincre un contrôleur de l’origine et de l’intégrité des factures (que le contrôleur pourrait dans certains cas aller vérifier chez le client ou fournisseur).
Les 3 conseils pour être serein face à cette obligation de PAF ?
Conseil N° 1 : dans le doute, gardez un maximum d’informations en amont ou en aval de vos factures pendant 6 ans.
Conseil N°2 : échanger sur le sujet avec votre expert-comptable, pour stocker les éléments adaptés au bon niveau de sécurité fiscale pour votre entreprise et ainsi documenter votre PAF.
Conseil N°3 : intéressez-vous à la signature électronique pour vos factures de ventes que vous émettez et parlez-en avec vos fournisseurs pour les factures d’achats que vous recevez !
Continuez la lecture avec cet article : Comment bien préparer son contrôle fiscal ?
Pour en savoir plus :
https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-PGP.html/identifiant%3DBOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20180207
