“Le télétravail des français doit être la règle pour toutes les activités qui le permettent. […] C'est difficile, mais nous n'avons pas le choix ! Le télétravail est un levier important dans la lutte contre le Covid.” C'est ainsi que la ministre du Travail, Élisabeth Borne, a exhorté les entreprises à placer “de toute urgence” leurs salariés en télétravail.
Ainsi, alors que le télétravail représentait un projet de long terme sur l'organisation du travail, il tend à devenir une injonction gouvernementale. Quelles sont les contours de cette obligation ? Et comment maîtriser les fondamentaux pour tirer le meilleur parti de ce télétravail par temps de crise.
SOMMAIRE
- Bien connaître la réglementation du télétravail
- Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques (DUER)
- Définir des règles de fonctionnement claires
- Maintenir les liens entre collègues et l’esprit d’équipe
- Fournir les outils nécessaires au télétravail
- Conseiller les salariés dans l’aménagement de leur espace de travail
Pour ne rien louper des échéances fiscales et sociales :
1. Bien connaître la réglementation du télétravail
Le code du travail, encadre le télétravail en précisant immédiatement que celui-ci ne peut être basé que sur le volontariat. “Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe. En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen”, précise le code.
Il y a des exceptions, qui permettent de justifier le recours au télétravail “en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, […] pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés” mais n’exonère en rien de l’obligation de concertation et de formalisation d’un accord.
Ce télétravail contraint n’exonère nullement les employeurs de leur obligation de sécurité. Conformément à l’article L4121-1, ils doivent prendre “les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs” que ceux-ci soient assujettis au télétravail ou non.
2. Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques (DUER)
Le passage au télétravail représente un changement profond des habitudes de travail, aussi bien pour les salariés concernés que pour leurs collègues maintenus sur site. Le télétravail nécessite donc une mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER) de l’entreprise. https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F35360
En effet, selon l’article R4121-2 du Code du travail, cette mise à jour est requise “lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail”. Pour Emmanuel Pochet, directeur de Point Org Sécurité, cette obligation se comprend aisément car “le déploiement du télétravail modifie les risques auxquels sont exposés les salariés. Certains risques, comme les accidents de trajet, vont évidemment décroître drastiquement, tandis que d’autres, comme ceux liés à l’utilisation d’écrans, vont augmenter.”
Une rapide mise à jour du document unique permet ainsi d’avoir une vision précise des risques effectivement présents dans l’entreprise. Et comme cette évaluation porte aussi sur des risques liés à l’organisation du travail, elle permet généralement de choisir des règles de fonctionnement non seulement plus sûres pour les travailleurs mais plus efficaces pour l’entreprise. “La mise à jour du document unique lors du passage au télétravail, permet d’éviter l’improvisation. Dans une période trop souvent placée sous le signe de l’urgence, elle permet de prendre le temps de la réflexion et de prendre les bonnes décisions”, ajoute Emmanuel Pochet.
3. Définir des règles de fonctionnement claires
Comme tout changement, le passage au télétravail peut se révéler déstabilisant pour l’entreprise et ses membres. C’est pourquoi il convient de mettre en place des règles de fonctionnement claires qui serviront de repères à chacun. “Certains salariés apprécient les nouvelles marges d’autonomie dont ils disposent pour s’organiser mais d’autres paniquent, se sentent isolés voire oubliés. Et du côté des managers, c’est la même chose : certains profitent de cette occasion pour renforcer les rapports de confiance qu’ils entretiennent avec leur équipe tandis que d’autres, effrayés de ne plus avoir leurs subordonnés à leurs côtés, sont tentés d’exercer un contrôle toujours plus serré”, prévient Cécile Perret du Cray, psychologue sociale spécialisée dans les situations de travail au sein du cabinet Impact Prévention.
Dans ce contexte, le choix de quelques règles simples aidera chacun de trouver sa juste place dans le télétravail. Les experts mettent toutefois en garde contre tout excès de rigidité : le principal avantage du télétravail consistant à introduire une dose de souplesse dans l’organisation du travail des salariés, il convient de ne pas le réduire à néant. À cette fin, ils suggèrent de réévaluer et ajuster ces règles à intervalles réguliers de façon à prendre en compte l’expérience des premières semaines et à s’adapter aux nécessités propres à chaque entreprise.
En revanche, tous insistent sur l’obligation de graver dans le marbre le droit à la déconnexion. ll faut en effet éviter que le télétravail ne débouche pas sur une confusion entre vie privée et vie professionnelle. Le temps consacré au travail doit lui être réellement consacré. Et lorsqu'il prend fin, il doit réellement finir. Il est ainsi conseillé aux salariés de s'astreindre à des horaires aussi stricts qu'en travail présentiel et de planifier leur charge de travail sur la semaine. “Cela est moins évident qu'il n'y paraît. En effet, contrairement à ce que l'on croît, l'hyperconnexion des télétravailleurs ne provient pas tant des exigences de la hiérarchie que des salariés eux-mêmes. Voilà pourquoi le fameux droit à la déconnexion devrait plutôt être envisagé par les télétravailleurs comme un devoir de déconnexion”, explique Emmanuel Pochet.
4. Maintenir les liens entre collègues et l’esprit d’équipe
Le principal écueil du télétravail tient au risque de relâchement du lien unissant les membres d’équipes ne partageant plus le même lieu de travail. “L'enjeu est le suivant : il faut que la distance physique ne se transforme pas en distance managériale”, résume Philippe Mège. À cette fin, il conseille aux managers “d’assurer un contact régulier avec chaque télétravailleur en restant vigilant à tout signe révélateur de difficultés voire de souffrance psychologique : lassitude, saute d'humeur, etc.” Ces rendez-vous réguliers permettent de rassurer le salarié, voire de résoudre les éventuels problèmes qu'il peut rencontrer pour accomplir ses tâches dans des conditions inhabituelles voire dégradées.
En effet, “dans ces circonstances, les managers doivent d'autant plus adopter une posture de soutien et d'apporteur de solutions pour leurs équipes”, insiste Philippe Mège. C’est pourquoi, toujours dans un souci de cohésion, les managers doivent aussi veiller à conserver, dans la mesure du possible, les rituels qui ponctuaient la semaine de travail : les réunions de début de semaine et autres points hebdomadaires peuvent être maintenus, sous la forme de visioconférences, mais aussi de rencontres physiques en prenant toutes les précautions sanitaires nécessaires. “La bonne formule consiste à concilier le virtuel et le présentiel car les réunions physiques sont indispensables au maintien de la dimension sociale du travail”, confirme Cécile Perret du Cray.
5. Fournir les outils numériques nécessaires au télétravail
Cela a été amplement vérifié lors du premier confinement : le télétravail n’est possible que par le recours aux technologies numériques. Il faut donc s’assurer que chacun des salariés concernés sait les utiliser avec suffisamment d’aisance. “Ce point peut sembler évident mais il n’est pas toujours envisagé avec le sérieux nécessaire parce que les outils numériques sont devenus, des objets du quotidien. On considère ainsi trop facilement que tout le monde maîtrise parfaitement les outils informatiques nécessaires au télétravail. Or, c’est loin d’être le cas. Aujourd’hui encore, la fracture numérique reste une réalité qui, dans une situation de télétravail, peut gravement déstabiliser les salariés concernés et le fonctionnement de l’entreprise”, explique Emmanuel Pochet.
Un matériel inadapté ou mal maîtrisé par le salarié n’aura pas seulement un impact négatif sur la qualité du travail ou le respect des délais. Il risque aussi de placer certains salariés en situation d’échec avec de graves conséquences sur leur confiance en eux. “Les travailleurs qui éprouvent des difficultés à maîtriser les nouvelles technologies ont tendance à se dévaloriser, se juger dépassées, obsolètes, inutiles…”, explique Cécile Perret du Cray. Si nécessaire, une rapide formation à ces outils peut être dispensée avec profit. Il est également pertinent de proposer un service d’assistance à distance pour que les éventuels soucis informatiques des salariés n’entravent pas leur travail. Dans les petites structures, confier ce rôle à un salarié ayant une bonne maîtrise des outils numériques permet généralement de surmonter l’essentiel des difficultés. Mais alors ce nouveau rôle qui lui est confié doit être formalisé et valorisé comme une mission professionnelle à part entière.
6. Conseiller les salariés dans l’aménagement de leur espace de travail
La réussite du passage au télétravail se joue aussi dans la capacité des salariés à s’aménager un lieu de travail confortable au sein de leur domicile. Or, comme le confinement de mars 2020 l'avait démontré, face au télétravail, tous les salariés ne sont pas égaux en la matière : taille du logement, disposition des pièces, présence ou non d’enfants en bas âge sont autant de critères à prendre en compte. “Dans tous les cas, l’essentiel est d'installer une frontière physique et symbolique entre la vie professionnelle et la vie privée, pour éviter qu'elles ne se confondent trop. Une pièce dédiée est idéale, mais cela peut aussi être un simple meuble dans lequel on boucle ses affaires à la fin de sa journée de travail”, explique Cécile Perret du Cray.
De même, l’espace de travail choisi devra aussi répondre, autant que possible, à des règles de confort et d'ergonomie puisque le télétravailleur va y passer des journées entières. Pour rappel, il est préférable d'être installé les pieds à plat sur le sol, la table à hauteur des coudes, le bord supérieur de l'écran au niveau des yeux, d'éviter les reflets sur l'écran, etc. 
Autant de critères qu'il est évidemment plus facile d'atteindre avec un mobilier professionnel (bureau et siège réglables) mais qui peuvent être obtenus de façon transitoire avec un peu de bon sens. Mieux vaut ainsi ne pas se placer dos à une fenêtre pour éviter les reflets de lumière sur son écran. Et rien n'empêche de placer quelques livres sous celui-ci pour le rehausser. En revanche, si le télétravail est appelé à perdurer, mieux vaut fournir aux salariés le matériel nécessaire pour travailler confortablement et efficacement.
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