Le casse-tête de la collecte  : 3 clés pour le résoudre !

Découvrez les trois clés de réussite pour résoudre le casse-tête de la collecte des factures

SOMMAIRE

Se connaître soi-même

Connaître vos clients

Nommer un chef de projet data

La dématérialisation et la collecte des factures : un sujet aussi essentiel qu’épineux. Un investissement conséquent en temps, en argent et dont la réussite conditionne celle d’autres projets de transformation majeurs du cabinet. Comment passer du casse-tête à un flux orchestré ?
Nous avons épluché les meilleures pratiques des cabinets qui performent !
Les trois clés de réussite :

1. Se connaître soi-même
2. Comprendre ses clients
3. S'appuyer sur un chef de projet

Indiscutablement, s’affranchir du papier est un levier d’optimisation pour le cabinet !
Depuis plus de 20 ans, le Conseil Supérieur de l’Ordre des Expert-Comptables fait de la dématérialisation l’une des clés de voûte de la transition digitale et de la transformation du cabinet.
Aujourd’hui, le sujet de la collecte des factures est entre deux eaux. Bien que l’on considère que la facture électronique va grandement faciliter cette tâche, sa généralisation ne sera totalement effective que d’ici 5 ans, dans le meilleur des mondes !

Dans le même temps, d’autres projets, comme l’automatisation de la saisie comptable par l’intelligence artificielle, demandent la structuration de la collecte des pièces comptables. Sur un marché plus concurrentiel que jamais, il est essentiel de se fixer son propre cap et ne pas attendre que d’autres acteurs vous imposent le chemin à suivre.

Se connaître soi-même

Qu’elle soit digitale ou pas, connaître son point de départ est essentiel avant de démarrer un projet de digitalisation de la collecte. Pour cela, les cabinets qui performent ont répondu à ces 4 questions :

• La vision : Quelles sont les croyances et convictions des dirigeants ? Plutôt innovateur ou traditionnels ? Plutôt valeur ajoutée ou politique low cost ? Que veut accomplir le cabinet en dématérialisant la collecte ?

• Les process : Quel est le mode de fonctionnement actuel ? Comment sont organisées les équipes ? Comment le flux de données est structuré ?

• Les moyens : Quels sont les moyens déjà disponibles ? Comment performent-ils ? Dématérialisation, collecte, stockage, consultation...quelles sont les solutions intégrées et proposées par votre éditeur ? Quelles sont les technologies disponibles sur le marché ?

• Les talents : Quels sont les talents existants dans les équipes ? Vous avez un collaborateur qui a une appétence particulière pour les nouvelles technologies ? Un collaborateur qui a du drive et un bon contact relationnel ? (Gardez-le en tête, on parle de lui dans notre troisième point !) 

Bien entendu, vous ne serez pas seul dans cette aventure ! Pour optimiser la collecte des pièces et accélérer la tenue comptable vous devez entretenir un flux constant de données et fluidifier les traitements. Ce qui demande une nouvelle façon de coopérer avec le chef d’entreprise car, sans son implication, pas de projet de collecte réussi !

Connaître vos clients

A ce stade, il faut voir votre portefeuille de clients sous un autre angle : ce qui vous intéresse, ce n’est plus de savoir s’il s’agit d’un artisan, d'un pharmacien ou d’un exploitant agricole. Il faut vous intéresser à leurs habitudes, leur aisance numérique et leur capacité à se renouveler !

Pour vous aider, nous avons identifié 3 profils assez répandus parmi les chefs d’entreprise :

• Le "Boîte à chaussures" : avec lui, c’est simple ! Il vous apporte tout (ou presque) et vous laisse vous débrouiller pour le traitement. Si vous souhaitez qu’il prenne en charge la dématérialisation des factures, il va falloir l’accompagner, le convaincre et le motiver !
• Le "Pragmatique" : plutôt enclin à faire évoluer ses habitudes s’il y voit un avantage (en temps ou en argent, c’est plus percutant !). Avec lui, un petit coup de pouce pour la mise en place, des rappels pour cadencer les échanges et le tour est joué !
• Le "Geek" : assez à l’aise avec les outils numériques, il vous a peut-être déjà fait la demande de dématérialiser certains échanges. Il veut aller vite et traiter les sujets au fil de l’eau à l’aide de son Smartphone. Donnez-lui un cadre, le bon outil et il saura lui donner une place dans son quotidien.

Ce serait très étonnant que vous n’ayez qu’un seul de ces trois profils dans votre portefeuille. Il n’y aura donc pas une seule organisation magique qui répondra aux besoins de tous vos clients. En effet, certains clients continueront à utiliser leur scanner et déposeront donc les factures sur la plateforme, d’autres préféreront le faire depuis leur Smartphone, certains seront prêts à utiliser des DEMAT’BOX, d’autres ne changeront jamais et apporteront toujours leurs boîtes à chaussures, mais ils peuvent peut-être améliorer le classement à l’intérieur ou la fréquence des livraisons !

Mais quels que soient les profils, avez-vous remarqué leur point commun ? La coordination ! Une collecte efficace doit être cadencée et coordonnée !

Nommer un chef de projet data

En 2023, 1/3 des postes de saisie de données seront impactés par la mise en place de solutions d’automatisation - selon l’étude publiée par le cabinet en recrutement Robert Half*, spécialisé dans les métiers de la finance. Un ajustement des rôles est alors nécessaire pour bien orchestrer la collecte et embarquer les clients.

Vous vous souvenez du collaborateur avec du drive et un bon contact relationnel ? C’est le moment de réinventer son rôle au sein de votre organisation ! Si, en prime, il s’intéresse aux nouvelles technologies et a une vraie fibre business, vous avez de la chance : votre projet de dématérialisation de la collecte a tout pour devenir un projet "data" !

Plutôt que de focaliser le projet seulement sur la collecte, vous serez prêt à tirer le fil jusqu’à l’utilisation des données pour améliorer la performance de vos clients !

Au quotidien, que ferait-il ?

• Segmenter et cibler vos profils de client

• Embarquer les chefs d’entreprise

• Former aux outils mis à disposition par le cabinet

• Coordonner les différents canaux de collecter

• Faciliter le dialogue entre les différents métiers du cabinet

BONUS :

Mapping des compétences à développer pour devenir un chef de projet data au sein d’un cabinet d’expertise comptable *

* (1) Enquête réalisée pour Robert Half auprès de 200 directeurs ou responsables financiers en France, principalement en région parisienne, de toutes tailles d'entreprises.
*(2) Portrait basé sur la publication de Data Analytics Post et adapté au métier de l’expertise comptable. https://dataanalyticspost.com/fiche-metier/chef-de-projet-data/