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Chef d’entreprise

Gestion des stocks et inventaire physique: y voir clair pour bien agir

02 décembre 2021
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La question des stocks, que l’on soit maçon ou que l’on tienne un salon de coiffure par exemple, est indispensable dans de nombreuses activités, pour ne jamais manquer une vente et bien gérer son entreprise. Légalement, il est aussi obligatoire de faire un inventaire de ses stocks, au moins une fois par an. Voici quelques données pour bien cerner les enjeux et identifier quelques bonnes pratiques.

 

SOMMAIRE

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Qu'est-ce que le stock de votre entreprise ?

Le stock de votre entreprise est composé de l’ensemble des biens qui sont utilisés dans votre production, qui sont vendus tels quels ou qui sont issus de votre processus de production. Il s’agit donc de vos marchandises simplement achetées pour revente, de vos matières premières, de vos produits finis ou semi-finis et de vos emballages.

Pour une bonne gestion de l’entreprise, il est important de suivre vos stocks régulièrement afin :

  • de ne pas connaître de rupture de stock, qui pourrait vous faire manquer des ventes
  • de ne pas avoir de stocks trop importants et pouvant vous mettre en difficulté.

Que signifie "gérer son stock" ?

La gestion des stocks consiste donc à vous assurer la disponibilité des produits dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. Des stocks trop importants vont vous coûter cher en vous faisant réaliser des dépenses pour les acquérir qui ne seraient pas en rapport avec les ventes que vous anticipez. Des stocks trop justes pourraient au contraire vous empêcher de réaliser certaines ventes. La gestion des stocks s’impose pour vous assurer une gestion efficace et sûre.

Comment optimiser la gestion des stocks ?

Bien gérer son stock réclame une bonne anticipation de votre activité, afin de savoir quand et combien acheter. Pour cela, il faut une information à jour, idéalement en temps réel, sur l’état de vos stocks et sur votre consommation prévisionnelle (nombre de chantiers à venir, de coupes de cheveux, de baguettes et de croissants à vendre…). Il se peut aussi que le prix de vos matières premières ou de vos marchandises varie dans le temps. Et parfois, il peut donc être utile de profiter d’une baisse. Là encore, une vision fiable et raisonnable de vos besoins vous sera utile.

Le stock et l'inventaire, est-ce la même chose ?

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Alors que le suivi des stocks est une pratique nécessaire pour la gestion de l’entreprise, l’inventaire physique est une obligation légale. Elle s’impose à toute personne physique ou morale (société) ayant la qualité de commerçant. Réaliser un inventaire consiste à vérifier au moins une fois tous les douze mois l’existence et la valeur de vos stocks, au moment où est réalisée la clôture de votre exercice comptable.

Suivre mes stocks et inventaires

 

Stock et inventaire : quelles bonnes pratiques utiliser ?

Dans les deux cas, il s’agit de récupérer une information précise et fiable. Il est nécessaire d’agir avec méthode et, idéalement, avec des outils adaptés. Souvent, le premier réflexe est d’utiliser un tableur. Pour que la méthode fonctionne, il faudra lui allouer beaucoup de temps et s’assurer d’être extrêmement rigoureux. Chaque consommation de stock et chaque réapprovisionnement, chaque production et chaque vente droit être enregistrée sans délais.

Pour l’inventaire physique, deux options sont possibles :

  • Un inventaire permanent, qui réclame une méthode robuste et fiable ;
  • Un inventaire annuel. Dans ce dernier cas, il est recommandé, par exemple, de le faire réaliser par une personne qui ne connaît pas la valeur cible (celle devant être trouvée) et qui fera preuve d’une grande attention et de méthode, par exemple en allant toujours de la gauche vers la droite, du haut vers le bas. Le moment est clef : privilégier une période sans flux entrant ni sortant, parfois la nuit.

Stock et inventaire : quel outil ?

Dans une TPE, c’est souvent le temps qui manque le plus. Il peut être alors rentable de privilégier des outils informatiques apportant un vrai gain de temps et de sécurité. Ils permettent aux entreprises, même les plus petites, de bénéficier d’une solution sécurisante et efficace, en permettant une saisie accompagnée, évitant les erreurs. L’information ainsi correctement saisie permet de bénéficier de véritables outils de pilotage de l’entreprise centrant l’action du dirigeant sur le suivi de l’activité, son développement et la prise de décisions. Un moyen de réconcilier le dirigeant de TPE avec la gestion des stocks et les inventaires.

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