Après Factur-X, voici Order-X, deuxième wagon de la dématérialisation

Après le format Factur-X pour la dématérialisation des factures, voici Order-X, son homologue pour la dématérialisation des commandes.

SOMMAIRE

Dématérialisation en entreprise : nécessité fait format !Qu’est-ce que ces formats vont changer pour un chef d’entreprise ?

L’automatisation des différentes tâches de gestion est aujourd’hui un objectif fort pour les entreprises. Parmi les bénéfices : réduction des coûts de traitement, gain de temps ré-affectable à des actions plus stratégiques ou à plus forte valeur ajoutée, etc. Bref : une augmentation de l’efficacité ! Mais pour rendre possible cette automatisation, il y a un prérequis majeur : avoir un format électronique de facture et de commande adapté aux besoins de tous et exploitable par tous, clients comme fournisseurs.

Dématérialisation en entreprise : nécessité fait format !

Ce format électronique doit donc être compris et partagé par tous : compris par l’homme et la machine, et partagé par tous les fournisseurs et tous les clients, tout au long de la chaîne d’approvisionnement, quels que soient leurs besoins métiers.

Pour ce faire, le Forum pour la facturation électronique en Allemagne (FeRD) et le Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) ont commencé à travailler sur des format standards, partagés et adaptés à tous sur le plan international. L’idée étant que ces formats deviennent des normes internationales. Ils répondent notamment à la Norme Sémantique Européenne EN 16931, qui a été publiée en octobre 2017. Cette norme a pour objectif de rendre le passage vers la dématérialisation peu coûteux, plus “convivial” et “adapté” aux besoins des TPE/PME. 2 formats émergent : Factur-X (pour les factures depuis 2017) et Order-X (pour les commandes, depuis août 2020).

Factur-X

En 2017, la FeRD et la FNFE-MPE ont donc mis au point un format pour la dématérialisation des factures : Factur-X. Accessible à toutes les structures (ce qui n’était pas le cas de l’EDI), Factur-X est un format dit “mixte” : son contenu est lisible aussi bien par l’homme grâce au fichier PDF que par la machine grâce au fichier XML, tous deux présents dans ce nouveau format. Factur-X existe en 5 niveaux, qui contiendrons plus ou moins d’informations en fonction des besoins de son utilisateur : le chef d’entreprise qui souhaite émettre des factures sous ce format choisira le format adapté à son plus gros client et toutes ses factures seront émises sous le même format. À ses clients de voir ensuite s’ils souhaitent traiter les factures grâce au format PDF ou s’ils sont équipés d’un logiciel permettant le traitement des fichiers XML embarqués dans la Factur-X.

L’AIFE (Agence pour l’information financière de l’Etat) reconnait la qualité de ce format de facture dématérialisée puisqu’il a été intégré à la plateforme Chorus pro en mai 2018.

Et 3 ans après la dématérialisation de la facture, le nouveau projet de la FeRD et de la FNFE-MPE concerne la commande : Order-X est en préparation !

Order-X

Annoncé le 28 août dernier, ce format devrait beaucoup ressembler à son grand frère.
En effet, Order-X s'inscrit dans la droite ligne de Factur-X : offrir un standard simple reposant sur les normes internationales alliant un contenu lisible pour l’œil humain (PDF) et des données structurées lisibles pour la machine (XML). ORDER-X est donc lui aussi mixte et composé de plusieurs niveaux (3 cette fois-ci) afin de s’accorder au mieux à tous les besoins métiers. L’objectif est toujours le même : s’adapter à toutes les entreprises, des très petites jusqu’aux grands groupes. C’est une étape supplémentaire offerte aux TPE dans leur démarche de dématérialisation.
Sa mise en place définitive devrait se faire d’ici la fin de l’année 2020. D’ici-là, il est en consultation publique. C’est-à-dire que vous, chefs d’entreprise, avez accès à une première version de la documentation de ce format : spécification générale du processus de commande, implémentation, description des 3 niveaux de données envisagés, descriptions et exemples illustratifs. Tout est mis à votre disposition pour que VOUS, futurs utilisateurs d’Order-X puissiez être partie prenante dans sa création.
N’hésitez pas à consulter ces documents, vous pouvez faire des commentaires, remarques et suggestions jusqu’au 30 septembre 2020. Toutes les informations nécessaires à la consultation et les consignes pour envoyer vos retours sont disponibles sur ce site : http://fnfe-mpe.org/factur-x/order-x/
Mais concrètement, pour vous chef d’entreprise, qu’est-ce que ça veut dire ?

Qu’est-ce que ces formats vont changer pour un chef d’entreprise ?

Quelle que soit votre taille, vous avez déjà l’obligation de déposer certaines de vos factures sur Chorus Pro. En effet si vous facturez des collectivités territoriales ou des établissements publics, le dépôt de cette facture sur le portail du gouvernement est obligatoire (depuis le 1^er janvier 2020 pour les TPE de moins de 10 salariés).
Mais si vous souhaitez aussi simplifier le processus avec vos clients professionnels, vous le pouvez aussi : si vous éditez votre facture au format Factur-X, vous pouvez envoyer le PDF à votre client comme d’habitude. Ensuite, si votre client est équipé d’un logiciel de facturation (ou de comptabilité) qui supporte Factur-X, il pourra importer la facture dans son logiciel. Le fichier XML embarqué dans la facture sera alors automatiquement lu par le logiciel. Si au contraire, votre client n’est pas équipé, il pourra traiter la facture comme il le fait habituellement avec les factures PDF.
Et demain pour Order-X, ce sera le même principe : si l’émetteur est opérationnel sur le format, le destinataire n’est pas obligé d’être équipé pour pouvoir consulter les informations : c’est tout l’avantage de la mixité du format.

S’équiper d’un tel logiciel pourrait être un bon investissement pour vous comme pour vos clients : en effet il se murmure depuis quelques temps que la facture électronique pourrait se généraliser aux relations inter-entreprises.