Le télétravail n’a jamais été autant d’actualité que durant ces derniers mois. D’après Bercy, 3% des salariés ont télétravaillé au moins une journée en 2017, alors que pendant le premier confinement de mars à mai 2020 ce chiffre est monté à 34%. Cette spectaculaire augmentation du télétravail est bien sûr la conséquence de la crise sanitaire du COVID-19, mais un certain nombre d’entreprise avait déjà pris ce tournant et d’autres vont continuer à généraliser cette pratique. Il est donc essentiel de s’organiser et d’être bien équipé pour être efficace et productif.
Comment augmenter jusqu’à 30% sa productivité comme l’annonce la Direction générale des entreprises (DGE) à travers son rapport sur le télétravail. La réponse est simple : grâce à la technologie !
Découvrez dans cet article 4 conseils pour vous accompagner dans la mise en place du télétravail dans votre cabinet d'expertise-comptable.
SOMMAIRE
Conseil n°1 : Équiper son poste de travail
Conseil n°2 : Bien choisir son PC Portable
Conseil n°3 : Ne pas sous-estimer les périphériques
Conseil n°4 : S'accompagner des précieux services en ligne
L'exemple de Microsoft Teams
Le mot de la fin : la technologie améliore la productivité mais ne fait pas tout...
Conseil n°1 : Équiper son poste de travail
Primo, c’est terminé… le bon vieux PC fixe Windows 7 qui prend la poussière sous le bureau de vos collaborateurs, car si vous ne fournissez pas d’ordinateur portable à vos salariés ils devront recourir à leur propre matériel et même si de nombreuses applications et services sont exploitables par Internet, il est certain que l’efficacité va être réduite.
C’est assez simple à imaginer, en utilisant sa machine personnelle, les risques d’incompatibilité, de programme non à jour et l’absence d’antivirus vont être des obstacles au quotidien. La liste des déconvenues techniques peut s’étendre rapidement, d’autant qu’il ne faut pas non plus négliger les aptitudes de chacun et l’aisance dont vont faire preuve vos collaborateurs pour être parfaitement connectés à leurs outils métiers.
Une machine dédiée à l’usage professionnel et parfaitement configurée sera la clé, c’est pour cela qu’il est temps de remplacer le poste fixe par un PC portable. Bénéficiez d’un environnement de travail homogène que l’on soit à la maison, au cabinet comptable où même chez un client fait une différence notable dans la productivité.
Conseil n°2 : Bien choisir son PC Portable
Un PC portable, oui, mais de quelle taille ? Faut-il s’orienter vers une machine très mobile comme un MacBook Air de 13 pouces ou au contraire vers un transportable de 17 pouces afin de profiter d’un plus grand écran ?
Le meilleur compromis reste le classique 15 pouces et ça tombe bien car c’est le plus économique à l’achat.
En effet, la miniaturisation coûte cher et en plus elle oblige à se passer du précieux pavé numérique tellement essentiel au quotidien. La mobilité n’est pas en reste, car ce format intermédiaire permet tout de même une mobilité sans la crainte du lumbago à chaque déplacement !
Concernant la configuration, elle dépendra de vos besoins métiers. Ci-dessous vous trouverez une configuration type homogène, qui répond à de nombreux cas d’usage :
- Processeur avec 4 cœurs et 2GHz ou plus en fréquence de base. Beaucoup de machines sont équipées en processeur 2 cœurs, mais c’est trop limitant dans une exécution multi applicative. Plus la fréquence est élevée et plus les logiciels seront rapides : 1,7GHz est le minimum.
- Mémoire vive de 8Go afin de pouvoir charger suffisamment de programmes. Le passage en 16Go peut apporter plus de confort.
- Disques durs SSD de 256Go. La technologie SSD est devenue incontournable, son prix est maintenant devenu acceptable surtout aux vues des performances apportées. Pas besoin de beaucoup d’espace disque, il vaut mieux privilégier le stockage dans le Cloud ou dans les logiciels métiers de Gestion Électronique de Document (GED).
- Windows 10. Incontournable dans le paysage actuel, difficile de se passer du système d’exploitation de Microsoft.
Attention, il ne faudra pas oublier un abonnement antivirus, une garantie de réparation et d’un contrat d’assistance, voire d’infogérance. Un conseil : faites-vous accompagner d’un prestataire compétent. Il ne s’agit pas d’acheter dans les canaux réservés aux grands publics pour faire des économies.
Conseil n°3 : Ne pas sous-estimer les périphériques
Un PC portable seul peut se montrer insuffisant et certains périphériques sont incontournables.
Une webcam est essentielle pour garder le lien social lors des échanges en ligne, cependant tous les PC portables, ou presque, en possèdent une.
Le point qu’il ne faut pas négliger c’est l’écran. Nous avons vu précédemment, que la taille idéale d’un PC portable est de 15 pouces dans la mesure où il offre le meilleur compromis prix, mobilité et confort d’utilisation.
Une étude publiée par le cabinet Forrester en juillet 2020 montre que 37% des télétravailleurs dénoncent une dégradation de leurs conditions de travail suite au passage d’un écran plus petit ou la perte du double écran.
C’est pourquoi mettre à disposition un écran à vos collaborateurs peut s’avérer payant. En effet, le bénéfice de l’utilisation d’un écran complémentaire au PC portable est indiscutable. Privilégiez un 24 pouces, qui permet d’après le constructeur DELL (étude Hotech juin 2020) un gain de productivité de 32% !
Conseil n°4 : S'accompagner des précieux services en ligne
Ils sont devenus incontournables dans le paysage informatique, les logiciels en tant que service plus communément appelé SaaS (Software as a service) permettent de d’utiliser les logiciels sans avoir à se soucier des aspects techniques.
Tous les éditeurs de logiciel métier proposent leurs solutions en mode SaaS et grâce à ce mode de fonctionnement, vous n’aurez plus besoin de vous soucier de la sauvegarde journalière ou des mises à jour à réaliser. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre métier et sur votre organisation afin de rendre le télétravail le plus productif possible.
D’autres services en ligne vont être des atouts précieux pour organiser le télétravail, notamment les plateformes de travail collaboratives. Elles sont nombreuses sur le marché et leurs croissances d’utilisation sont en forte hausse.
L’exemple : Microsoft Teams
Prenons l’exemple de Microsoft Teams qui est passé de 15 millions d’utilisateurs actifs en 2019 à 115 millions en 2020. Les entreprises qui ont fait ce choix ne se sont pas trompées, Microsoft Teams est une sorte d’outil tout-en-un qui prend position au centre de la collaboration entre télétravailleurs.
Ce genre d’outil permet de garder le contact avec ses collègues et de maintenir vos réunions, que ce soit pour des points réguliers ou occasionnels, et ce peu importe la taille de vote équipe. Dès que c’est possible, utilisez votre caméra, le contact visuel est bon pour le moral des équipes et pour créer du lien. Pour autant vous pouvez aussi flouter votre arrière-plan pour préserver votre espace personnel. Et si vous ne pouvez pas assister à une réunion, sachez qu’elle peut être enregistrée et revisionnée.
Microsoft Teams vous aide à communiquer de la manière qui vous convient et le plus souvent possible. Lorsqu’une équipe travaille à distance, la communication devient plus importante. Privilégiez le mode de communication avec lequel vous êtes le plus à l’aise. Chat, appel ou visioconférence, en message privé à une personne, ou directement à un groupe : le plus important est de collaborer. Par ailleurs, à distance, nous prenons trop souvent l’habitude d’aller droit au but. Prenez 5 min le matin pour discuter par chat avec un collègue, créez un groupe de conversation informelle. C’est ça qui crée du lien et qui vous permettra de rester connecté aux nouvelles et à la culture de votre entreprise.
Les plateformes collaboratives permettent de réduire les temps de traitement et de suivi d’actions.
Pour éviter trop d’allers-retours par email et optimiser votre temps, privilégiez la coédition en temps réel, sur vos documents Word, Excel ou PowerPoint. La coédition permet de s’aligner directement avec vos interlocuteurs, et peut se faire lors de vos visioconférences. Cela permettra une meilleure qualité dans vos échanges à distance.
Le mot de la fin : la technologie améliore la productivité mais ne fait pas tout…
La technologie est votre meilleure alliée pour augmenter votre productivité que ce soit pour le télétravail ou le travail au cabinet d'expertise-comptable, mais ça n’est bien sûr pas suffisant.
Le management est au cœur de la réussite et comme toute mise en place d’une nouvelle organisation, il faut accepter d’essayer et de se tromper pour trouver l’efficacité recherchée.
