Découvrez les 3 clés pour manager et motiver vos équipes à distance :
- Fixer des règles claires et communes
- Adopter des outils de travail collaboratif performants et efficaces
- Maintenir la proximité : à distance et en présentiel !
SOMMAIRE
Fixer des règles claires et communes
Adopter des outils de travail collaboratif performants et efficaces
La crise sanitaire que nous traversons a subitement propulsé chaque organisation dans l’ère du travail à distance.
Une contrainte inédite mais également une opportunité pour les cabinets d’expertise comptable de faire du télétravail, un argument de recrutement et de fidélisation des collaborateurs.
Néanmoins, l’étude menée par Fed Finance (cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers comptables et financiers) sur le télétravail après le premier confinement, a révélé que 55 % des dirigeants de cabinets d’expertise comptable estiment que les collaborateurs sont moins productifs en télétravail.
Afin de garantir le bon fonctionnement et la productivité de votre cabinet dans ce nouvel environnement, nous vous livrons 3 clés pour manager et travailler efficacement à distance.
Fixer des règles claires et communes
29 % des salariés ont pratiqué le télétravail occasionnellement ou régulièrement en 2018, contre 25 % en 2017. *
Le télétravail n’est pas un phénomène de mode, il n’est donc plus question d’improviser !
Quelques bonnes pratiques afin de donner un cadre clair, précis et commun au télétravail :
- Définir les jours télétravaillés et ceux en présentiel.
- Faire un point sur les horaires de travail et les pauses.
- Veiller à instaurer des habitudes de travail communes et clarifier les canaux de communication à utiliser : chaque collaborateur doit savoir quel type de canal utiliser et dans quelles circonstances.
- Faire un point hebdomadaire sur les missions de chaque collaborateur et l’avancement des dossiers en cours. Garder le cap sur les objectifs !
* Source : Etude Malakoff Mederic 2nde édition, télétravail : regards croisés salariés dirigeants, 2019
Adopter des outils de travail collaboratif performants et efficaces
62 % de salariés estiment que la mise à disposition de technologies faciles à utiliser pour communiquer avec leurs collègues contribue à lutter contre les risques psychosociaux des télétravailleurs.
La réussite du télétravail dépend en partie des outils mis à disposition des collaborateurs.
Les outils incontournables sont : un ordinateur portable professionnel, une connexion Internet haut débit (réseau filaire ou Wifi) et un accès sécurisé aux ressources de l’entreprise (type VPN).
Outre l’accès aux logiciels métier, les outils collaboratifs permettent de travailler efficacement, ensemble et à distance :
- Les outils de conversation instantanée : pour échanger et partager des documents instantanément avec les membres de votre équipe (Slack, Skype ou groupes via des messageries types WhatsApp, Messenger).
- Les outils de partage de fichiers : pour stocker et collaborer sur les documents au sein d’une équipe. Les collaborateurs travaillent et peuvent commenter en live leurs documents (Google drive, Microsoft One Drive, Trello, etc.).
- Les outils de visioconférence : pour animer des réunions avec les clients, organiser des appels vidéo, des webinaires (Zoom, GotoMeeting, etc.)
Pour dynamiser vos réunions et y ajouter de l’interactivité, pensez aux plateformes d’animation de réunions type Beekast !
L’outil collaboratif indispensable dans son cabinet pour optimiser le travail à distance est Microsoft Teams ! Un outil collaboratif tout-en-un intégré à la suite Office 365 (conversations, réunions, appels et partage de dossiers de travail).
Retrouvez 8 outils pour le travail collaboratif à distance.
Maintenir la proximité : à distance et en présentiel !
56 % des managers soulignent la difficulté de manager les équipes à distance.
Malgré la distance, il est indispensable de maintenir une cohésion d’équipe dès l‘intégration et des rites qui permettront à l’équipe de « survivre » à la distanciation instaurée par le télétravail.
Jean-Michel Rolland, auteur de Manager les e-comportements (éditions Eyrolles) estime que « Tout se joue pendant l’intégration ».
La cohésion d’équipe à distance se développe dès la mise en place du télétravail :
- Communiquer régulièrement et être attentif à la situation personnelle de son équipe : soyez attentifs aux craintes et attentes de vos collaborateurs. Un « comment ça va ? » peut rassurer un collaborateur.
Exemple de routine lors d’échanges avec un collaborateur : un mini tableau dans lequel le collaborateur peut intégrer son humeur du jour (ce qui le rend heureux ou malheureux). - Mobiliser une personne ressource pour assurer l’aide à l’utilisation des nouveaux outils.
- Utiliser le réseau social d’entreprise : il renforce les liens d’appartenance à l’entreprise. Tout salarié doit pouvoir s’exprimer sur un sujet ou commenter les informations publiées dans l’entreprise.
En tant que manager, soyez exemplaire dans l’utilisation du réseau social d’entreprise en étant actif ! - Se voir physiquement et régulièrement (si la situation le permet) : profiter pour vivre intensément les moments de présence au bureau en organisant un déjeuner d’équipe, par exemple, pour célébrer un événement heureux (anniversaire, naissance, etc.). Se rencontrer physiquement permet également de développer la créativité et l’intelligence collective.
- Penser à ceux qui sont au bureau et inversement : les collaborateurs au bureau doivent se comporter comme s’ils étaient à la maison. Une des solutions est de rédiger des comptes rendus pour chaque décision prise de façon informelle au bureau.
Les facteurs clés de réussite pour manager ses collaborateurs à distance reposent donc sur : une organisation claire et précise, des outils métiers et collaboratifs performants et le maintien des liens avec son équipe.
Il est essentiel, qu’en tant que manager, vous restiez connecté à votre équipe .
